Testmanagement in ERP-implementaties: veel meer dan alleen testen.

Effectief testmanagement binnen een ERP-implementatie behelst niet alleen het uitvoeren van testactiviteiten. Een succesvolle testfase vereist een zorgvuldig gecoördineerde aanpak waarin niet alleen testen maar ook alle (ondersteunende) activiteiten – zoals omgevingsbeheer, releasebeleid, performance en het infaseren van zaken als datamigratie, documentatie en autorisaties – soepel verlopen.

We zien dat in veel ERP implementaties zowel het testen als de ondersteunende activiteiten tekortschieten of niet goed op elkaar zijn afgestemd. Hierdoor ontstaan inefficiënties die leiden tot onnodig tijdverlies en verspilling van energie. Zonder een gestructureerde aanpak blijft het team lange tijd in de veronderstelling dat alles onder controle is, totdat de testfase écht serieus begint en blijkt dat veel cruciale zaken nog niet goed zijn ingeregeld.

Plots ontstaat een hectische fase waarin stress oploopt en het gevoel groeit dat het project dreigt te verzanden. Wat volgt, is een uitputtende eindsprint naar de (mogelijke) livegang, waarin met hoge inspanning en ad-hoc testen wordt geprobeerd de tekortkomingen uit eerdere fasen te compenseren. Dit resulteert in een uitputtend proces met afnemende energie, toenemende stress en een livegang waarvan het succes allesbehalve zeker is.

Project zonder (effectief) testmanagement

Project met Ansumo ERP Testmanagement

‘Zonder strakke testaanpak ontspoort een ERP-implementatie sneller dan je denkt.’

Wanneer onbeheerst sneeuwschuiven omslaat in bergbeklimmen

De start van de testfase markeert een cruciale overgang in een ERP-implementatie: van ontwerp naar realisatie en afname. Een design dat enkel nog op papier staat, moet nu gaan functioneren in een werkende applicatie en in een groter applicatielandschap. Dit brengt onvermijdelijk nieuwe uitdagingen met zich mee, waarbij verschillende implementatieteams worden geconfronteerd met activiteiten en situaties die nieuw zijn en ook nog eens naadloos moeten samenkomen.

Waar de requirementanalyse en het designproces nog als op zichzelf staande activiteiten verlopen, brengt de start van testen een dynamische werkelijkheid waarin meerdere afhankelijkheden en parallelle processen samenkomen. Meerdere teams werken aan verschillende (vaak parallel lopende) activiteiten. In deze fase lijken losse obstakels misschien nog beheersbaar, maar zonder grip op alle facetten stapelen de uitdagingen zich op en wordt het steeds lastiger om vooruit te komen. Wat begint als een beheersbare inspanning, verandert langzaam in een steeds steilere klim—met elke gemiste stap groeit de inspanning die nodig is om niet achterop te raken.

Plotseling spelen praktische hindernissen een grote rol, wellicht zijn onderstaande situaties herkenbaar:

  • Onduidelijke prioriteiten en testdoelen zorgen voor gebrek aan sturing en inefficiënte testuitvoering
  • Vertraagde of incomplete oplevering van testomgevingen en inconsistente data leiden tot onbetrouwbare resultaten
  • Testwerk loopt vast door gebrekkige samenwerking, verkeerde aannames en laat ontdekte (integratie)problemen
  • Hotfixes en nieuwe functionaliteiten introduceren telkens nieuwe issues, waardoor testen een bewegend doel blijft
  • Kritieke processen en end-to-end scenario’s worden onvoldoende getest, met onvoorziene problemen bij livegang als gevolg

Een effectieve testfase begint met een solide basis en goed ingerichte, iteratief uit te voeren processen, zodat deze steeds een voorspelbaar en reproduceerbaar resultaat opleveren. Ontbreekt dit, dan wordt testen geen validerende activiteit, maar een opeenvolging van ad-hoc ingrepen en het blussen van brandjes. Zonder een doordachte aanpak verandert het beoogde testen in reactief handelen, waarin de waan van de dag bepaalt wat prioriteit krijgt. Dit gebrek aan controle maakt het lastig om risico’s tijdig te identificeren en op te lossen.

Veel organisaties proberen deze problemen te ondervangen met standaard testaanpakken, maar die schieten vaak tekort in een complexe ERP-implementatie. Waarom? Omdat ze onvoldoende rekening houden met de specifieke dynamiek, afhankelijkheden en schaal van een ERP-project.

Zie het verschil: van ad-hoc testen (before) naar gestructureerd testmanagement (after). Wat een ERP-implementatie nodig heeft: duidelijkheid vooraf, grip tijdens de uitvoering en zekerheid bij livegang.

Waarom standaard testaanpakken tekortschieten
Standaard testmethodieken focussen op testuitvoering, maar negeren de bredere dynamiek van een ERP-implementatie. Ze gaan ervan uit dat ondersteunende activiteiten vanzelf goed verlopen, terwijl in de praktijk projectleden taken uitvoeren die buiten hun reguliere expertise vallen en niet vanzelfsprekend als iteratief proces worden opgezet en uitgevoerd. Bovendien overstijgen veel activiteiten het eigen team en raken ze aan bredere projectbelangen, waardoor afstemming en eigenaarschap diffuus blijven. Zonder een geïntegreerde aanpak die deze complexiteit beheerst, blijft testen een reactief proces waarin problemen zich opstapelen en cruciale inzichten te laat beschikbaar komen.

Regie op je ERP-implementatie begint met de gestructureerde aanpak van Ansumo

Onze aanpak: testmanagement als geïntegreerde methodiek
Ansumo heeft een testmanagementmethodiek ontwikkeld die specifiek is afgestemd op complexe ERP-implementaties. Daarbij kijken we niet alleen naar de teststappen zelf, maar ook naar alle bijbehorende randvoorwaarden. Het resultaat is een beheersbaar en voorspelbaar implementatietraject. Concreet vertaalt zich dat in:

  • Een logische fasering waarin testactiviteiten en overige activiteiten naadloos op elkaar aansluiten.
  • Een aanpak die voorkomt dat ad-hoc activiteiten de planning beheersen en risico’s zich opstapelen.
  • Duidelijke kaders die niet alleen gelden voor testen, maar ook voor andere cruciale activiteiten die het testproces ondersteunen.
  • Gefundeerd op best practices die zich in de praktijk hebben bewezen, in plaats van methodes die worden gevolgd door gebrek aan kennis en ervaring.
  • Gericht op het tijdig signaleren en beheersen van risico’s, om vervolgens duurzaam op te lossen.

Testen is geen sluitstuk van de implementatie, maar de ruggengraat van een gecontroleerde en voorspelbare livegang. Met Ansumo Testmanagement zorg je voor een gestructureerde aanpak, waarbij niet alleen het testen zelf, maar ook ondersteunende activiteiten gestructureerd worden aangevlogen. Dit zorgt voor een voorspelbare en beheersbare implementatie.

De Ansumo Testmanagement-aanpak is opgebouwd uit duidelijke fasen, elk gericht op een concreet doel binnen het testproces. Zo blijft het testtraject beheersbaar en sluit elke activiteit naadloos aan, zonder te vervallen in ad-hoc acties of chaos. De hoofdfasen zijn:

  • Fase strategie en structuur – Opstellen van de teststrategie en aanbrengen van structuur in fasering, uitvoering en inhoud van testactiviteiten.
  • Fase Integratie en Data Validatie – Integreren van de nieuwe applicatie in het grotere landschap en infaseren van datamigratie.
  • Fase Verander, escalatie en evaluatiebeheer – Beheren van veranderingen van prestaties van zowel het interne team als externe leveranciers.
  • Fase Performance, Cleaning en automatisering – Focus op performance van de applicatie, behoudt van de juiste (kwaliteit) data en verdere automatisering van (periodieke) processen.
  • Fase Go-live en Nazorg – Voorbereiding en uitvoering van transitie van werkzaamheden van het projectteam naar een (externe) beheerorganisatie.

We nemen je hieronder mee in de kernpunten per fase waarin Ansumo Testmanagement het verschil maakt.

Fase strategie en structuur
In deze fase draait het om het opstellen van het testplan waarin de strategie wordt uitgestippeld voor de testfase in het implementatie project. Tevens wordt nagedacht over wat getest gaat worden, wat wordt vastgelegd in Testcases van verschillende typen.

Een goed doordachte teststrategie biedt een gestructureerde aanpak voor ERP-implementaties. Dit omvat het opstellen van richtlijnen en kaders die de testaanpak sturen, evenals het afstemmen met de stuurgroep en directie voor beslissingen bij escalaties en Go/No-Go-momenten.

Het testen verloopt in verschillende fasen, van component- en integratietesten tot volledige end-to-end ketentesten. Hierbij wordt functionele validatie gecombineerd met andersoortige testen als performancetesten en regressietesten om zowel de werking als de stabiliteit van het systeem te waarborgen.

Goede testcases zijn essentieel voor effectieve tests. Het opstellen van gedetailleerde testscenario’s zorgt ervoor dat de belangrijkste bedrijfsprocessen afgedekt worden, risico’s goed beheerst worden en reproduceerbare resultaten worden behaald.

Voor betrouwbare testresultaten is een stabiele testomgeving essentieel. Het beheer van OTAP-omgevingen en controle over releasecycli zijn hierbij belangrijk. Het beheersen van interfaces en afhankelijkheden tussen systemen voorkomt verstoringen en zorgt voor een soepele overgang tussen test- en productieomgevingen.

Fase Integratie en Data Validatie
In deze fase ligt de nadruk op het testen van maatwerk, interfaces en de integratie van systemen. Ook wordt de datamigratie gecontroleerd om consistentie en compliance te waarborgen. Tevens worden autorisaties en de documentgeneratie getest, evenals de betrouwbaarheid van reportingfunctionaliteit en de integratie met BI-systemen.

ERP-implementaties vereisen vaak maatwerk en integraties met andere systemen. Het is van belang dat maatwerk goed functioneert en interfaces betrouwbaar presteren, zodat gegevensconsistentie en procescontinuïteit gewaarborgd blijven.

Consistente en accurate data is de basis voor een succesvolle test. Het opzetten van een gecontroleerde dataoverdracht tussen systemen zorgt ervoor dat data-integriteit gewaarborgd blijft. Daarnaast moet aandacht worden besteed aan compliance, privacywetgeving en beveiligingseisen.

Veilige toegang tot zowel test- als productieomgevingen is cruciaal. Het beheer van gebruikersrechten, het loggen van activiteiten en het inrichten van processen voor provisioning en deprovisioning zorgen ervoor dat toegang tot systemen altijd gecontroleerd en veilig is.

Het testen van documenten die uit het ERP-systeem komen, zoals verkoopfacturen, is essentieel om te waarborgen dat alle gegenereerde formulieren correct en consistent zijn. Daarnaast moet de reportingfunctionaliteit getest worden om te verzekeren dat rapporten correct worden gegenereerd en voldoen aan de eisen. Het testen van de integratie van ERP-gegevens met bestaande BI-systemen is cruciaal om te garanderen dat de gegevens naadloos in het bredere rapportage- en analysekader passen.

Fase Verander, escalatie en evaluatiebeheer
In deze fase ligt de focus op het beheren van wijzigingen en het waarborgen van controle over de doorgevoerde aanpassingen. Het implementeren van duidelijke escalatieprocedures en het monitoren van leveranciersprestaties zorgt ervoor dat risico’s tijdig worden geïdentificeerd en beheerst, en dat kritieke issues snel worden opgelost. Door een gestructureerde aanpak worden alle wijzigingen goedgekeurd en getest voordat ze in productie gaan, en kunnen terugkerende problemen proactief worden aangepakt.

Een gecontroleerde en gestructureerde aanpak voor het doorvoeren van wijzigingen is essentieel. Dit voorkomt ongewenste verstoringen, minimaliseert risico’s en zorgt ervoor dat elke wijziging zorgvuldig wordt getest en goedgekeurd voordat deze in productie gaat.

Een gestructureerde aanpak voor (het beoordelen van) leveranciersprestaties s is van cruciaal belang om de werkzaamheden van leveranciers te monitoren en om ervoor te zorgen dat afspraken en verwachtingen worden nageleefd. Daarnaast helpt het proactief signaleren van veelvoorkomende of repeterende problematiek bij het vroegtijdig identificeren van trends en risicofactoren, zodat er tijdig ingegrepen kan worden om escalaties en vertragingen te voorkomen.

Bij kritieke issues is snelle en gestructureerde besluitvorming nodig. Dit wordt mogelijk gemaakt door duidelijke escalatieprocedures, een RACI-matrix voor rolverdeling en overlegstructuren die zorgen voor effectief en tijdig handelen.

Fase Performance, Cleaning en automatisering
In deze fase wordt getest of het ERP-systeem niet alleen functioneel werkt, maar ook goed presteert onder belasting. Het testen van de schaalbaarheid, doorlooptijden en systeemresponsiviteit helpt om performanceknelpunten vroegtijdig te identificeren. Tegelijkertijd wordt datacleaning uitgevoerd om te zorgen voor consistente en betrouwbare testdata. Ook worden geautomatiseerde batchtaken getest om te verzekeren dat deze processen correct functioneren en geen verstoringen veroorzaken na livegang.

Het ERP-systeem moet niet alleen functioneel correct werken, maar ook goed presteren onder belasting. Het testen van de schaalbaarheid, doorlooptijden en systeemresponsiviteit helpt knelpunten te identificeren en te elimineren voordat ze de bedrijfsvoering beïnvloeden.

Foutieve of inconsistente data kan het testproces verstoren. Door datacleaning en het valideren van de datakwaliteit vooraf, kan ervoor gezorgd worden dat de testdata representatief is voor de productieomgeving, zodat testresultaten betrouwbaar zijn.

Veel ERP-processen worden aangestuurd door geautomatiseerde batchtaken. Het is belangrijk dat deze processen getest worden in representatieve scenario’s om verstoringen na livegang te voorkomen, en om afhankelijkheden tussen systemen te beheren.

Fase Go-live en Nazorg
In deze fase wordt de overgang naar productie zorgvuldig voorbereid met een gedetailleerd draaiboek, inclusief duidelijke Go/No-Go-beslismomenten. Na de livegang worden acceptatietesten uitgevoerd door key users en proces owners om te valideren of het systeem voldoet aan de eisen. Gedurende de hypercare-fase wordt monitoring en incidentmanagement ingezet, en worden regressietesten en optimalisaties uitgevoerd om de stabiliteit van het systeem te waarborgen. Ten slotte wordt een soepele transitie naar het beheer geregeld, zodat de werking van het ERP-systeem op lange termijn gegarandeerd blijft.

Een gedetailleerd draaiboek voor de overstap naar productie minimaliseert risico’s tijdens de livegang. Dit omvat een stapsgewijze planning en duidelijke Go/No-Go-beslismomenten op basis van vooraf gedefinieerde criteria.

Om het systeem te valideren, betrekken key users en proces owners zich bij acceptatietesten. Tijdens deze testen doorlopen zij end-to-end bedrijfsprocessen in een omgeving die zo veel mogelijk lijkt op de productieomgeving.

Nazorg na de livegang is essentieel voor het succes op lange termijn. Dit omvat monitoring en incidentmanagement tijdens de hypercare-fase, evenals periodieke regressietesten en het doorvoeren van optimalisaties in toekomstige releases.

Een soepele overgang van implementatie naar het beheer is essentieel voor de lange termijn werking van het ERP-systeem. Dit omvat de juiste inrichting van processen en documentatie voor het overdragen van het beheer naar de reguliere supportorganisatie.

Veel om over na te denken?
Dat is niet vreemd, deze fase is behoorlijk complex. Er spelen talloze factoren mee die elkaar beïnvloeden, en vaak zie je pas achteraf waar het misging. Tegen die tijd zijn budgetten overschreden, lopen deadlines uit en is de controle verloren.

Het lastige is: je ziet het pas als je het snapt. Zonder de juiste inzichten blijven risico’s onopgemerkt, totdat ze een probleem worden. Daarom is een gestructureerde aanpak essentieel. Niet om achteraf (steeds terugkerende) brandjes te blussen, maar om ze te voorkomen.

Het verschil zit in inzicht: weten waar je moet kijken, welke signalen ertoe doen en welke beslissingen écht impact hebben. Met de juiste structuur en sturing blijft een project beheersbaar en voorkom je dat kleine afwijkingen uitgroeien tot onoverkomelijke obstakels.

Breng orde in de chaos, kies voor de experts van Ansumo

Klik hier voor meer informatie over onze diensten