Kwadrant: Bekende en onbekende proces(werking)

Een requirementanalyse gaat niet alleen over wat mensen zeggen, maar ook over wat onbenoemd blijft of nog niet duidelijk is. Veel stappen in een proces zijn zo ingeburgerd dat ze niet meer actief herkend of benoemd worden. Dit kwadrant helpt om samen met inhoudelijke experts te bepalen waar iemand staat qua inzicht en bewustzijn van het proces. Op basis daarvan kun je kiezen hoe je de uitvraag het beste aanpakt. Tegelijk draagt het bij aan een open gesprek, waarin ruimte is om ook te benoemen wat nog niet scherp is. Dat voorkomt aannames en zorgt voor een completer beeld.

  • Doel: Dit kwadrant helpt het zichtbaar te maken in hoeverre gebruikers bekend zijn met een proces én zich bewust zijn van de inhoud ervan. Het doel is om impliciete kennis gestructureerd boven water te krijgen.

  • Toepassing: Het kwadrant kan worden ingezet tijdens gesprekken met kennisdragers om gezamenlijk te bepalen waar iemand staat. Op basis daarvan kan je gezamenlijk bepalen waar je extra moet doorvragen, workshops moet inzetten of processen moet (helpen) blootleggen.

  • Belang: Onvolledig inzicht in processen of onbewuste aannames zorgen voor incomplete requirements, verkeerde configuraties en testscenario’s die niet alle risico’s afdekken.

Toelichting:

  • Bewust van kennisniveau + Bekend met proces → Bekend terrein
    • Gebruiker: Gebruiker kent het proces goed en kan dit ook duidelijk onder woorden brengen. Ideaal startpunt voor valideren van requirements.
    • Leverancier: Dit is jouw stabiele basis. Verzamel hier concrete requirements, maar gebruik dit moment ook om te checken of er geen afhankelijkheden buiten dit proces worden vergeten.
  • Bewust van kennisniveau + Onbekend met proces → Verborgen routine
    • Gebruiker: Gebruiker weet dat het proces bestaat en waar het over gaat, maar kent de details niet. Hier is aanvullende uitvraag nodig.
    • Leverancier: Hier moet je samen met de gebruiker het proces reconstrueren. Gebruik workshops en visuele methodes (bijvoorbeeld BPMN) om verborgen stappen expliciet te maken. Dit voorkomt dat routines op aannames blijven drijven.
  • Onbewust van kennisniveau + Bekend met proces → Onbewuste aanname
    • Gebruiker: De gebruiker kent het proces, maar is (deels) geautomatiseerd of wordt routinematig uitgevoerd. Details of uitzonderingen worden niet meer bewust herkend.
    • Leverancier: Doorbreek de routine. Laat gebruikers stap voor stap uitleggen/uitzoeken waarom dingen gebeuren. Gebruik bijvoorbeeld uitzonderingsscenario’s of edge case workshops om verborgen aannames bloot te leggen.
  • Onbewust van kennisniveau + Onbekend met proces → Complete blinde vlek
    • Gebruiker: De gebruiker heeft geen idee dat dit proces bestaat of relevant is. Er is geen besef van het kennisgat.
    • Leverancier: Hier moet jij als leverancier actief de keten blootleggen. Gebruik dataflow-analyses of upstream-downstream vragen om deze processen aan het licht te brengen. Richt je op onverwachte stappen of betrokken afdelingen die mogelijk vergeten worden.

Concrete aanbeveling:
Gebruik het kwadrant als gezamenlijk instrument in de voorbereiding van een requirementtraject. Door dit samen met de klant en kennisdragers in te vullen, ontstaat er een realistischer beeld van wat bekend is en wat nog niet scherp is. Op basis daarvan pas je je werkwijze aan: waar moet je verdiepen, waar volstaat valideren, en waar begin je met het opnieuw in kaart brengen van processen? Dit heeft directe impact op je aanpak, de benodigde inzet en de planning. Door dit vooraf inzichtelijk te maken, stuur je actief op realistische verwachtingen en creëer je ruimte om samen tot een goed resultaat te komen.