Uit het hoofd en op papier graag!

De reden dat wij bij Ansumo veel nadruk leggen op het effectief uitvoeren van requirementanalyse, is omdat testactiviteiten direct steunen op die vereisten. Het testproces toetst of de oplossing aansluit bij vooraf gedefinieerde functionele en procesmatige uitgangspunten.

Die vereisten c.q. requirements bespreek je natuurlijk niet alleen mondeling—je legt ze natuurlijk ook vast. Toch zien we in de praktijk vaak dat er uitgebreid wordt gesproken over complexe vraagstukken, terwijl de vastlegging daarbij achterblijft. Juist bij complexe inhoud is het belangrijk om inzichten direct vast te leggen—op het moment dat ze ontstaan.

In projecten zien we regelmatig hoe teams diepgaande discussies voeren over complexe vraagstukken. Ideeën worden uitgewisseld, scenario’s verkend, knelpunten benoemd. Maar zodra de bespreking eindigt, keert iedereen terug naar de waan van de dag—zonder iets te hebben vastgelegd.

Het gevolg? Bij een volgende bespreking komt hetzelfde onderwerp opnieuw op tafel, en begint de discussie vaak grotendeels opnieuw. Waardevolle inzichten raken verloren of worden gekleurd door geheugen en interpretatie.

Waarom is dit een probleem?
Het menselijk brein heeft een beperkte capaciteit om complexe situaties volledig te overzien én details op te slaan. Een gedachte die nu glashelder lijkt, is over een week mogelijk grotendeels vervlogen.

  • Inzicht dat niet is vastgelegd, moet opnieuw worden herontdekt – Wat op het moment volkomen evident lijkt, vervaagt vaak sneller dan we denken. Zeker bij complexe onderwerpen raken verbanden zoek en moeten gesprekken telkens opnieuw opgebouwd worden.Dat kost tijd en leidt tot herhaalde discussies.

  • Belangrijke nuances gaan verloren – Tijdens een discussie ontstaan vaak waardevolle inzichten. Wat op het moment logisch lijkt, blijkt later moeilijk te reproduceren zonder concrete aantekeningen.

  • Er is geen referentiepunt voor besluitvorming – Thinking builds on thinking. Zonder zicht op eerdere denkstappen is het moeilijk voort te bouwen. Documentatie maakt eerdere keuzes en argumenten beschikbaar voor hergebruik en verdieping. Zonder vastlegging blijft een discussie vaak vrijblijvend, zonder duidelijke opvolging of conclusies.

Hoe pak je dit wél goed aan?
De eerste stap is simpel maar cruciaal: moedig mensen aan om hun denkwerk vast te leggen. Wat niet wordt opgeschreven, verdwijnt. Zeker bij complexe vraagstukken is het essentieel dat inzichten, keuzes en argumenten niet alleen besproken worden, maar ook daadwerkelijk worden gedocumenteerd.

Daarna komt de volgende stap: zorg dat die vastlegging niet alleen voor jezelf werkt, maar ook bruikbaar wordt voor anderen. Wat begint als een persoonlijke notitie, groeit uit tot gedeelde kennis wanneer je context toevoegt en je afwegingen zichtbaar maakt.

Faciliteer dat door in het team actief kennis zichtbaar te houden—bijvoorbeeld via een overzicht van ‘het proces tot dusver’. Denk aan een poster aan de muur of een digitaal overzicht. Zo wordt denkwerk niet alleen bewaard, maar ook gedeeld en doorontwikkeld.

  • Houd discussies niet alleen mondeling, maar structureer ze op papier – Dit helpt om overzicht te behouden en eerder gemaakte afwegingen te hergebruiken.
  • Maak documentatie direct onderdeel van het denkproces – Vastleggen moet niet een laatste stap zijn, maar iets wat gedurende het proces gebeurt.
  • Schrijf niet alleen voor anderen, maar ook voor jezelf – Je zult verbaasd zijn hoe vaak je terugleest en denkt: “Oh ja, dat punt is er ook nog.”

Een goed doordacht proces vraagt niet alleen om analyse, maar ook om gestructureerde vastlegging—uit het hoofd en op papier.

Samenvatting
Complexe problemen oplossen vraagt niet alleen om denkwerk, maar ook om structuur. Een gedachte die je niet vastlegt, is een gedachte die je opnieuw moet formuleren.
Zonder documentatie blijven inzichten vluchtig en verdwijnt waardevolle kennis. Door discussies en overwegingen op papier te zetten, creëer je een solide basis voor besluitvorming en continuïteit. Wat nu helder is, kan morgen vergeten zijn—werk niet alleen in je hoofd, maar ook op papier.