Gefeliciteerd! Hier is een zitmaaier… voor je driejarige.

Aan het begin van een project zie ik het vaak gebeuren: gesprekken tussen klanten en leveranciers die bol staan van algemeenheden. Processen worden besproken op een niveau dat zó vaag en abstract is, dat beide partijen weliswaar denken dat ze elkaar begrijpen, maar in werkelijkheid geen enkel concreet punt kunnen herhalen.

Als een situatie waarin je door een onbekende wordt uitgenodigd voor “een verjaardag”. Enthousiast reageer je met: “Ik zal er zijn en ik neem een cadeautje mee!” Maar zonder verdere details—wie is er jarig, hoe oud wordt diegene, wat staat er op het verlanglijstje?—loop je het risico om een totaal ongeschikt cadeau mee te nemen. Een zitmaaier voor een driejarige? Goede intenties, maar wellicht geen passende oplossing.

Waarom is dit een probleem?
Vage gesprekken lijken misschien efficiënt, maar in werkelijkheid veroorzaken ze structurele problemen:

  • Geen concrete afstemming, dus geen eenduidige verwachtingen – Iedereen loopt de vergadering uit met een eigen interpretatie, wat later tot misverstanden leidt.

  • Beslissingen worden genomen zonder heldere definitie – Een proces kan pas goed worden ingericht als je exact weet wat het inhoudt, niet op basis van een abstract idee.

  • Foute aannames blijven onopgemerkt tot het te laat is – Pas tijdens implementatie komt men erachter dat de verwachtingen totaal niet op elkaar aansloten.

Wat in een gesprek logisch en vanzelfsprekend klinkt, blijkt later vaak veel te breed en open voor interpretatie.

 

Hoe pak je dit wél goed aan?
Hoe eerder je concreetheid afdwingt, hoe minder je later wordt geconfronteerd met misinterpretaties en correcties—duidelijkheid aan het begin bespaart tijd, frustratie en herwerk.

  • Dwing concreetheid af in gesprekken – Vraag door tot er een specifiek en toetsbaar antwoord ligt.
  • Leg afspraken direct vast, zodat vaagheid geen ruimte krijgt – Documentatie zorgt ervoor dat iedereen met dezelfde uitgangspunten werkt.
  • Wees kritisch op abstracte termen – ‘Flexibel’, ‘gebruiksvriendelijk’ en ‘efficiënt’ klinken goed, maar zijn waardeloos zonder concrete definitie.

Een project dat begint met vaagheid, eindigt in verwarring—helderheid van begin af aan voorkomt verkeerde aannames en mislukte implementaties.

Samenvatting
Algemene uitspraken geven een vals gevoel van overeenstemming. Een gesprek zonder specifieke details is geen afstemming, maar een risico op misinterpretatie.
Een project dat begint met vaagheid, eindigt vaak in verwarring. Door vanaf het begin concreetheid af te dwingen, afspraken vast te leggen en abstracte termen kritisch te benaderen, voorkom je misverstanden en inefficiënte correcties achteraf. Hoe eerder je zorgt voor duidelijkheid, hoe soepeler het project verloopt.