Geen idee, maar over twee maanden is het klaar!

Ik begrijp best dat projecten een tijdslimiet nodig hebben. Zonder een harde deadline wordt elk traject een eindeloos proces. Maar wat ik te vaak zie, is dat een complex project al wordt ingekaderd in een strakke planning—nog voordat überhaupt duidelijk is wat het project precies behelst.

Nu ben ik geen projectmanager, dus misschien mis ik een bijzondere gave waarmee je zonder inhoudelijke kennis kunt inschatten hoe lang iets gaat duren. Maar gezien het feit dat ik nog nooit een project zo succesvol heb zien verlopen, vermoed ik dat het gros van de projectmanagers die gave ook niet heeft.

Waarom is dit een probleem?
Een tijdslimiet stellen zonder de omvang en complexiteit te begrijpen, creëert structurele problemen:

  • Planningen worden gebaseerd op aannames, niet op inhoudelijke inzichten – Als je niet weet wát je precies gaat bouwen, hoe kun je dan weten hoe lang het duurt?

  • Fases volgen elkaar op zonder een stevig fundament – Een ontwerp bouwen op basis van onvolledige informatie leidt tot een kettingreactie van problemen in latere fases.

  • Beslissingen worden gestuurd door tijdsdruk in plaats van inhoud – In plaats van zorgvuldig de juiste keuzes te maken, wordt de focus verlegd naar ‘iets opleveren binnen de deadline’, ongeacht de kwaliteit.

Dit leidt uiteindelijk tot het grootste risico van allemaal: een project dat doorgaat op basis van aannames en onvolledigheden.

Hoe pak je dit wél goed aan?
Een projectplanning moet gebaseerd zijn op inhoudelijke inzichten, niet op aannames—hoe eerder je erkent dat tijd bijgestuurd moet worden, hoe kleiner de kans op grote problemen later.

  • Hanteer een gestructureerde methodiek om requirements boven water te krijgen – Werk systematisch toe naar een helder beeld van wat het project omvat.
  • Breng complexiteit in lagen in kaart – Gebruik een gelaagde aanpak, zoals een piramide van abstractie, om van grof naar fijn de juiste inzichten te verzamelen.
  • Maak de planning iteratief en realistisch – Tijd alloceer je in eerste instantie op basis van een inschatting, maar die moet gaandeweg bijgesteld kunnen worden op basis van voortschrijdend inzicht.

Ja, het is lastig om in een vroeg stadium te zeggen dat je meer tijd nodig hebt. Maar weet je wat écht lastig is? Een vervolgfase ingaan waarin je cruciale beslissingen moet nemen op basis van onvolledige informatie.

Samenvatting
Een strakke planning zonder inhoudelijke basis is geen projectmanagement, maar een gok. Projecten moeten sturen op inhoud vóór timing, niet andersom.
Een realistische planning ontstaat pas wanneer de scope duidelijk is. Door een gestructureerde methodiek te hanteren en de planning bij te sturen op basis van feitelijke inzichten, voorkom je dat een project vastloopt op aannames. Het is beter om vroeg te signaleren dat je meer tijd nodig hebt, dan later te ontdekken dat je werkt met een fundament van onzekerheid.