Beter één keer goed, dan drie keer half

Wat ik vaak zie in projecten, is dat implementatiespecifieke processen iedere keer weer opnieuw worden uitgevonden. Neem het vernieuwen van omgevingen. De eerste keer wordt er snel een aanpak bedacht: een paar handmatige stappen hier, wat losse afstemming daar. Niet perfect, maar ‘goed genoeg voor nu’ want die omgeving moet nou eenmaal snel in de lucht. De volgende keer dat de omgeving moet worden ververst verwacht je een herhaling van zetten, echter nu blijkt dat een cruciale stap niet goed is vastgelegd, waardoor onderdelen ontbreken en extra correcties nodig zijn. Zonder goed bijgehouden draaiboek(je) is de keer daarop is er (onverhoopt) toch weer iets anders mis. Steeds opnieuw wordt een proces heruitgevonden dat eigenlijk gestandaardiseerd had moeten zijn.

Wat er had moeten gebeuren? De eerste keer investeren in een doordachte opzet. Niet snel iets optuigen en hopen dat het goedkomt, maar direct een herhaalbare structuur neerzetten. Een vast draaiboek waarin alle stappen helder zijn gedefinieerd, zodat iedere uitvoering vlekkeloos verloopt. Geen verrassingen, geen losse eindjes, geen extra tijd verspild aan correcties. Dat vraagt in het begin iets meer aandacht, maar bespaart bij elke volgende herhaling tijd, frustratie en fouten.

De illusie van tijdsbesparing
In de praktijk voelt de snelle aanpak vaak als de meest efficiënte keuze. De eerste keer is er geen tijd om alles uitgebreid uit te werken, dus wordt het vernieuwen van omgevingen gewoon ‘op gevoel’ uitgevoerd. De grote lijnen kloppen, en wat details worden gaandeweg wel opgelost.

Maar dan moet het proces opnieuw worden uitgevoerd. En ineens blijkt er onduidelijkheid: wie voert welke stap uit? Hoe zat het ook alweer met de juiste timing? Waarom werkt een bepaalde instelling deze keer anders? De oplossing? Nog een paar aanpassingen, nog een extra controle, nog een correctie achteraf.

Het idee dat je tijd bespaart door snel te beginnen, is een illusie. Want bij elke herhaling betaal je de prijs van een onvolledig proces. Steeds weer afstemming, steeds weer improvisatie, steeds weer correcties. Wat een simpele herhaling had moeten zijn, wordt een terugkerend discussiepunt—terwijl dat allemaal had kunnen worden voorkomen door de eerste keer iets langer na te denken.

Waarom dit niet alleen inefficiënt, maar ook riskant is
De gevolgen van deze aanpak gaan verder dan alleen tijdverlies. Een proces dat elke keer opnieuw moet worden heruitgevonden, is niet alleen inefficiënt, maar ook een recept voor fouten.

  • Elke uitvoering wordt een gok – Omdat er geen vast kader is, blijft het afwachten of alle stappen op de juiste manier worden doorlopen. Wat de ene keer werkt, kan de volgende keer problemen opleveren.
  • Mensen raken afhankelijk van impliciete kennis – Als het proces nergens goed is vastgelegd, draait het op de kennis van een paar individuen. Als die er niet zijn, ontstaan er vertragingen en risico’s.
  • Inconsistentie leidt tot kwaliteitsverlies – Wanneer een proces niet herhaalbaar is opgezet, wordt het onvoorspelbaar. Sommige omgevingen worden correct vernieuwd, andere niet, met alle gevolgen van dien.

Wat een simpel, routinematig proces had moeten zijn, verandert in een bron van onnodige complexiteit en fouten. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat er nooit goed over is nagedacht.

De enige echte oplossing: één keer goed neerzetten
De enige manier om te voorkomen dat een eenvoudig proces onnodig complex en foutgevoelig wordt, is door het vanaf het begin goed neer te zetten. Dat betekent:

  • De eerste keer investeren in een doordachte aanpak – Niet improviseren, maar direct een helder en compleet draaiboek(je) opstellen.
  • Herhaalbaarheid als uitgangspunt nemen – Het proces moet keer op keer zonder verrassingen kunnen worden uitgevoerd, ongeacht wie het uitvoert.
  • Zorgen voor eenduidige documentatie en eigenaarschap – Iedereen moet weten waar het proces staat, hoe het werkt en wie verantwoordelijk is.

Een goed opgezet proces hoeft niet bij elke uitvoering opnieuw te worden uitgedacht. Geen extra afstemming, geen correctierondes, geen afhankelijkheid van impliciete kennis. Je voert het simpelweg uit—elke keer op dezelfde manier, met hetzelfde resultaat.

Samenvatting
De verleiding is groot om snel te starten en details later uit te werken. Maar als dat betekent dat je elke keer opnieuw moet afstemmen, corrigeren en improviseren, bespaar je geen tijd—je verspilt hem.
Door vanaf het begin een herhaalbaar proces neer te zetten, zorg je ervoor dat elke uitvoering vlekkeloos verloopt. Niet nog een keer dezelfde discussie, niet steeds nieuwe aanpassingen, maar een solide structuur die gewoon werkt.
Wie denkt tijd te winnen door snel te beginnen, eindigt vaak met drie keer zoveel werk. Wie vanaf het begin de tijd neemt om het goed neer te zetten, hoeft later niet steeds opnieuw te beginnen. Wil je weten hoe je dit voorkomt? Neem contact op.